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Como planejar seu orçamento de transportes e logística para 2020

Começando 2020 e, se, você não planejou em 2019 a estratégia de do seu orçamento de transportes para 2020, ainda dá tempo e podemos te ajudar nisso!

Ainda em muitas empresas brasileiras, independentemente do porte, o planejamento e orçamento para a área logística acaba sendo definida por outras áreas, outras diretorias. E, quando ele é feito, o que não acontece tão comumente.

Dito isso, nossa equipe de especialistas em gestão de transportes listou abaixo os pontos considerados mais importantes, na hora de se planejar e ter um bom cálculo para o seu orçamento de logística e transporte.

Definir os custos relevantes

O primeiro passo é levantar quais são os custos que mais afetam a sua operação, e que causam grande impacto no seu orçamento.

Neste momento, é comum aparecerem custos com o próprio frete, custo de seguros de cargas, custo de possíveis avarias de mercadorias, custos com a própria equipe logística, custo de ferramentas e outros.

Mesmo que você não se lembre ou saiba tudo o que irá te gerar custo neste próximo ano, é importante ter uma visão clara de ao menos 80% das despesas que estão diretamente ligadas à sua operação, o porque detalharemos logo mais.

Ter histórico

Para conseguir fazer um bom levantamento dos custos relevantes, é fundamental utilizarmos alguma ferramenta que possa nos auxiliar. Ao olhar para o ano que se passou e analisar o que aconteceu com a operação e o porque aconteceu.

Caso contrário, todo o levantamento fica apenas no achismo, ou espalhado em planilhas, emails, conversas de Whatsapp e por aí vai.

Mesmo que seja este o seu caso, tente centralizar estas informações, primeiramente para facilitar a sua análise final, e também para dar mais clareza ao analisar todos os dados.

Ter uma ferramenta, como a plataforma AZShip por exemplo, que centraliza e deixa todo o histórico da operação acessível e disponível a um clique, facilita bastante neste trabalho.

Como planejar seu orçamento de transportes e logística para 2020

Definir o budget e as metas

Uma vez em que temos uma idéia do que será necessário gastar para manter a operação funcionando da forma em que foi planejado, podemos então fazer uma projeção do budget a ser gasto no exercício, e juntamente com ele definir as metas que este budget comportará.

As metas têm de ser definidas juntamente com o orçamento por questões até óbvias, se você traçar metas que seu orçamento não comporta, você estará simplesmente escrevendo um desejo, e não uma meta.

Da mesma forma, se você tiver um orçamento largo para realizar as metas definidas, inevitavelmente este dinheiro se dizimar sem que se tenha conhecimento como ou porquê ele foi gasto.

Definir as métricas

Primeiramente gosto de frisar que meta é diferente de métrica. Uma meta é um objetivo, um alvo a ser alcançado, por exemplo, em um cenário comum de uma empresa, uma meta seria reduzir em 5% o custo do frete ao ano.

A métrica é qual ferramenta ou ferramentas serão utilizadas para medir este resultado. No exemplo da meta acima, um caso simples seria comparar o valor gasto com logística ano após ano, verificando se realmente houve esta redução.

Detalhando ainda mais, pode-se fazer essa comparação mês a mês mantendo a projeção a ser alcançada no final do exercício.

Portanto, tão importante quanto definir as metas, é definir as métricas, isto é, como iremos medir, de que forma conseguiremos enxergar se aquela meta está próxima ou distante de ser alcançada.

Definindo tais métricas, é comum que busquemos ferramentas para nos ajudar a realizar mais este trabalho, que tem de ser de constante vigilância.

Como planejar seu orçamento de transportes e logística para 2020

Investir em ferramentas de otimização e automação

Para alguns, pode parecer que não faça sentido falar em investimento quando falamos de orçamento. Ainda mais orçamento de transportes, que sabemos que é sempre enxuto e todos querem sempre reduzir cada vez mais.

Porém, investir, como o próprio nome diz, espera-se que tenha um retorno, e é aí onde os paradigmas são quebrados. Quando indicamos ou provocamos gestores e analistas a pensarem e analisarem ferramentas, é justamente para que tenham a visão de investimento e retorno.

Existem várias ferramentas no mercado que com diversas finalidades, custos, ganhos e tipos. Ferramentas que buscam redução de custos, monitoramento, gestão transparente, produtividade de equipe, comprovantes de entregas e etc.

O que muitos não se dão conta, é que o melhor momento para se pensar neste investimento, é quando estamos fazendo o planejamento para uma nova fase.

O timing é perfeito pois de um lado temos as metas, as métricas e qual foi o custo planejado, se alinharmos essas ferramentas aos objetivos a serem alcançados e ela facilitar e ajudar na realização das tarefas planejadas, faz total sentido e fica muito mais fácil visualizar e justificar a aquisição da ferramenta.

Como planejar seu orçamento de transportes e logística para 2020

Direcionar o trabalho do dia dia para se manter dentro da meta

Essa é talvez uma das etapas mais difíceis, porque ela é um trabalho constante e diário.

Geralmente quando uma organização faz planos e traça objetivos anuais, os gestores são os mais alinhados com esses objetivos, e são os responsáveis de manter suas equipes alinhadas para que as metas sejam cumpridas.

Porém, também é comum que a operação não conheça tão a fundo os objetivos e metas e estejam tão acostumados a realizarem seu trabalho como sempre fizeram. O que não têm a mesma preocupação que o gestor para manter as metas alinhadas.

Isto torna o trabalho do gestor ainda mais exaustivo, pois manter uma equipe bem alinhada com metas não é tarefa fácil, ainda mais se eles não estiverem 100% alinhados com elas.

Uma das alternativas que ajudam muitos gestores a tornar esse trabalho mais natural ao time, é manter as metas claras e visíveis diariamente. Preferencialmente de forma visual, através de gráficos e dashboards. Para que eles tenham também a noção diária se estão cumprindo com aquilo que lhes foi passado.

O AZShip consegue facilitar este trabalho justamente apresentando dashboards em tempo real que podem ser visualizados pelo time para que estes mantenham sempre o foco e o direcionamento de suas atividades alinhadas as metas da organização.

Como planejar seu orçamento de transportes e logística para 2020

Avaliar os resultados ao final

Por último mas não menos importante, analisar os resultados e o cumprimento dos objetivos é a etapa que dá sentido ao todo. Mais uma vez, temos o trabalho de olhar para o que foi planejado e o que foi executado. Medir o que deu certo e o que não deu certo, e fazer os ajustes necessários para a próxima fase.

É assim que grandes, médias e pequenas empresas se preparam para o futuro, e mantêm a sua competitividade no mercado.

Conclusão

Fazer um planejamento para a área de logística é mais do que importante para qualquer organização que vende ou compra mercadoria, é fundamental.

Em muitos casos, gestores e analistas estão tão presos à rotina do dia-a-dia da operação, que não tomam um tempo para observar o contexto como um todo e identificar os gargalos e os pontos de melhoria do seu trabalho. É o famoso “estar sempre apagando fogo”.

Por isso este trabalho é tão importante de se planejar e refletir sobre como podemos melhorar antes mesmo de se iniciar o trabalho. Certamente assim podemos definir todos os objetivos a serem alcançados, alinhar as expectativas da organização, realizar o trabalho diário com os processos e ferramentas adotadas. E ao final, medir novamente o trabalho realizado.

O AZShip é uma plataforma que entrega gestão transparente, histórico de ponta a ponta da sua operação. Para tornar esse trabalho do planejamento o mais simples e intuitivo possível para os envolvidos.

Entregamos relatórios de custos por frete, por clientes, por transportadoras e muitos outros para tornar o trabalho de pesquisa de histórico simples. Tudo isso para que você possa focar seu tempo no que realmente importa, se planejar.

Quer saber mais? Fale com um de nossos consultores.

Temos especialistas preparados para te ajudar a planejar e conquistar as metas que você precisa para o seu negócio.

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